Aufbewahrungsdauer Lieferscheine

[Steffi]

Hallo zusammen,
ich stehe mal wieder vor einem Entscheidungsproblem:
Unsere Buchhaltung möchte keine Lieferscheine mehr jahrelang aufbewahren, am liebsten nur noch 1 Monat.
Ich hab aber so im Gefühl, dass wir das nicht tun sollten... <!-- s --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_confused.gif" alt="" title="Confused" /><!-- s -->
Falls Ihr das auch so seht, kann mir jemand vielleicht kurz sagen, wo das festgelegt ist?
Im IFS oder in der ISO 9001 fällt mir da spontan nichts ein...

Vielen Dank für Eure Hilfe!!
Steffi

[Saftschubse]

Wie lange hebt Ihr denn HACCP-Dkumente auf??

Wir heben Lieferscheine genau so lange auf wie HACCP-Dokumente bzw. ausgefüllte Dokumente i.A., da sie ja bei der Rückverfolgbarkeit benötigt werden.

Also diese "angemessene" Zeit aus Anforderung 2.3.3.


LG
Saftschubse

[Steffi]

Danke für den Hinweis zum IFS.
Aber zählen denn Lieferscheine wirklich zu Produktaufzeichnungen?
Klar alle anderen Unterlagen, Aufzeichnungen etc. bewahren wir mindestens bis zum MHD und länger.
Aber für die Rückverfolgbarkeit haben wir andere Dokumentationen, die Lieferscheine brauchen wir nicht unbedingt dazu. Geht zwar auch, ist aber nicht zwingend notwendig.

Danke nochmal,
Steffi

[Saftschubse]

Notwendig für die Rückverfolgbarkeit sind bei uns die Lieferscheine auch nicht - die EDV machts möglich!

Beim Audit legte der Auditor jedoch Wert auf den Lieferschein...

... zu einer anderen Gelegenheit brauchen wir die Lieferscheine auch (Freiwilliges Selbstkontrollsystem der Branche; die ziehen Proben und wollen dann alle Detals zu den verwendeten Rohwaren)...


Das sind bei uns die Gründe für die lange Aufbewahrungszeit. Vielleicht liegen die bei Euch aber auch nicht vor??

Gruß
Saftschubse

[Steffi]

Wir (= QM-Abteilung) haben jetzt beschlossen, dass alle LIeferscheine, die irgendwie mit unseren Rohstoffen oder Verpackungen o.ä. zu tun haben 5 Jahre weiterhin aufbewahrt werden sollen...
Wenn die anderen vom Gesetz her nicht aufbewahrt werden müssen (sagen unsere Wirtschaftsprüfer), dann ist mir das auch egal. <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_wink.gif" alt=":wink:" title="Wink" /><!-- -->

Vielen Dank nochmal für Deine Hilfe!

Gruß,
Steffi

[Saftschubse]

5 Jahre! Das ist wirklich lange! Bei uns sind es "nur" 2 Jahre Aufbewahrungszeit. MHD + Puffer + noch mehr Monate um eine runde Zahl daraus zu machen.

[Steffi]

5 Jahre ist lang, aber da einige unserer Produkte ein MHD von 3 Jahren haben + Puffer, ist das schon notwendig.
Und einige Kunden fordern von uns sogar, dass wir sämtliche Unterlagen 5 Jahre aufbewahren....
Vor allem im Bio-Bereich.

Naja, muss halt ein Aktenschrank mehr angeschafft werden... <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_lol.gif" alt=":lol:" title="Laughing" /><!-- -->

Grüße,
Steffi

[laganon]

Hallo Steffi,

die Aufbewahrungsfristen aller internen Dokumente richten sich nach der Anforderung aus der Rückverfolgbarkeit. Das bedeutet, Du musst in der Lage sein, alle Aufzeichnungen, welche die relevanten Produktmerkmale während der Herstellung Deiner Produkte beschreiben bis zur abschließenden Bewertung im Rahmen des HACCP's einsehen zu können. Lieferscheine beschreiben in der Regel die Rohstoffe Deines Produktes.

Die Aufbewahrungsfrist einfach ausgedrückt ist: das MHD + Zeitraum bis zur nächsten Revision der HACCP-Studien.

Ich hoffe, ich konnte Dir deine Frage beantworten.

Sebastian

[etolit_hygiene]

Hallo miteinander!

Darf ich das Thema nach so vielen Jahren nochmals aufgreifen?

Bei uns gibt es auch immer wieder Kunden (Großküchen in GV und Gastronomie), die uns fragen, wie lange sie Ihre Dokumente aufbewahren sollen.
Gibt es denn da mittlerweile andere/genauere Aussagen drüber?
Wird irgendwo festgelegt, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen? (Lieferscheine, Temperaturkontrolllisten, Reinigungs- u. Desinfektionsnachweise etc.)
Die können sich ja auch schlecht am MHD orientieren, denn die meisten Produkte verbleiben ja nicht lange im Lager und werden innerhalb von ca. drei Wochen verzehrt. Oder sehe ich da irgendwas zu locker?

Im Hinterkopf habe ich auch nur zwei bis fünf Jahre, aber ist das denn nirgends konkret geregelt?

Danke schon mal für eure Mühe.

Gruß
etolit_hygiene

[laganon]

Guten Morgen,

Cool. Dank der modernen Technik kann ich Dir auch aus dem Tanz- & Folkfestival in Rudolstadt bei den Klängen einer Mandoline antworten. <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_cool.gif" alt="8)" title="Cool" /><!-- --> Eine prazise Festlegung gibt es nach meinem Kenntnisstand nicht. Doch es gibt inzwischen verschiedene, präzisere Interpretationen. Nach wie vor sind Lieferscheine ein Bestandteil der Rückverfolgbarkeit, zu welcher jeder Lebensmittelunternehmer verpflichtet ist. Betriebe, die sich den Regularien des IFS unterwerfen (privatwirtschaftlicher Lebensmittelsicherheitsstandard) mussen alle Dokumente, die das HACCP-System und die Rückverfolgung betreffen 1 Jahr +längste Mindesthaltbarkeit aufbewahren. Für Lebensmittelunternehmer mit Produkten tierischen Ursprungs gilt seit letztem Jahr zusätzlich eine neue EU-Verordnung, veröffentlicht 2011, zur Rückverfolgbarkeit. Nummer habe ich aber gerade nicht zur Hand, so dass ich diese nachtragen muss. In den dazugehörigen Interpretationen wird von einer Aufbewahrungsfrist von Dokumentmen, zu denen es noch keine andere gesetzliche Regelung gibt, von 6 Monaten nach dem voraussichtlichen Abverkaufzeitraumm ausgegangen. Unterliegt das Unternehmen der BIO-Kontrolle, ist die Aufbewahrung über den gesamten Kontrollzeitraum (siehe BIO-Bescheinigung) sicherzustellen.