dokumentierte Information - Kapitel 2 Folge (1/4)
Quantitative Änderungen:
Reduzierung: von 32 Anforderungen auf 26 Anforderungen
neu: 0 Anforderungen
Zusammenfassung: 10 Anforderungen
gestrichen: 1 Anforderungen
Inhaltlich gestrafft wurde das Kapitel zur Lenkung der Dokumente. Die bisherige Anforderung 2.1.1.2 wurde mit der Anforderung 2.1.1.3 getauscht, die Anforderungen 2.1.1.4 und …5 gehen in der …3 auf. Aufzeichnungen werden weiterhin in einem separaten Unterkapitel behandelt und um den Begriff "dokumentierte Informationen" erweitert.
Der Begriff "dokumentierte Information" wird unter anderem in der ISO-9000-Reihe verwendet und fasst hier beide bisher benutzten Begriffe Dokumente und Aufzeichnungen zusammen. Im Glossar des IFS wird nicht näher auf diesen Begriff eingegangen. Insofern kann ein Auditor nicht festlegen, welche Informationen zu dieser Gruppe verbindlich gehören müssen. Generell gehören aber alle Informationen dazu, welche:
a) die Art der Tätigkeiten des Unternehmens (Unternehmenspolitik, Gewerbeanmeldungen, HRG-Einträge),
b) Prozesse des Unternehmens (Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen = Prozessbeschreibungen) oder
c) die Produkte oder die Dienstleistungen (Kundenverträge, interne Produktspezifikationen, externe Kundenspezifikationen, Pflichten- und Lastenhefte) beschreiben.
d) Auch Informationen, welche dazu dienen, die Erfüllung der bindenden Verpflichtungen (gesetzliche Anforderungen) nachzuweisen, sind in die "dokumentierte Information" zu integrieren.
Grundsätzlich besteht in der Normenfamilie zur Beschreibung von Managementsystemen die Forderungen, dass die "dokumentierten Informationen" verfügbar und für die voraussichtliche Verwendung geeignet sind und angemessen geschützt werden.
Zusammenfassend würde ich schüchtern formulieren wollen, dass die im Standard angegebene Formulierung "Aufzeichnungen und dokumentierte Informationen" eigentlich heißen müsste, dokumentierte Informationen inkl. Aufzeichnungen"
Die Anforderung 2.1.2.2 beschäftigt sich mit der Archivierungsfrist. Zusätzlich zu den rechtlichen Anforderungen und der vom Standardgeber geforderten Mindestarchivierungsfrist von MHD+1 Jahr wurden nun auch Kundenanforderungen implementiert. Dies stellt auch eine Erleichterung der auditierten Betriebe innerhalb der Lieferantenkette dar. Denn so kann, wenn der Lieferant der Rohstoffe IFS-zertifiziert ist, auch sichergestellt werden, dass seine Aufzeichnungen so lange verfügbar sind, wie die eigenen Aufzeichnungen. Natürlich nur, wenn entsprechende Formulierungen in die Liefervereinbarungen implementiert wurden. Ein typisches Beispiel, wo dies relevant sein kann, sind zum Beispiel TK-Produkte, die aus frischen Produkten gewonnen werden. Hier kann es durchaus sein, dass die Unterlagen zur Aufbereitung der frischen Rohstoffe beim Lieferanten noch vor Auslieferung der Produkte an den Endverbraucher vernichtet sind. Ein bisher etwas vernachlässigter Punkt sind die gesetzlich geforderten Archivierungsfristen. Meistens bekannt sind die von Finanzamt geforderten Fristen bezüglich der Buchführung. Unterschätzt werden aber beispielsweise folgende Punkte:
- Unternehmen, die Biozide in der Schädlingsbekämpfung einsetzen, sind durch die bedingte Zulassung der Rodentizide zu einer fünfjährigen Aufbewahrungspflicht der Informationen zum Einsatz der Biozide (Zeitpunkt, Menge, Ort) verpflichtet.
- Wie wird mit Unterlagen im Falle einer Kündigung einer Dienstleistung umgegangen (z.B. online-Dokumentationen in LIMS oder beim Schädlingsbekämpfer), die auf dem Server des Dienstleisters gespeichert sind.
- Ab 2022 tritt die neue Bio-Verordnung in Kraft. Diese beinhaltet die Verpflichtung zu Cross-Checks in den Jahreskontrollen. Gleichzeitig können die Jahreskontrollen auf einen Zeitraum von bis zu drei Jahren erweitert werden. Damit müssten Unterlagen zur Rückverfolgbarkeit im einzelnen Unternehmen mindestens über den gesamten Kontrollzeitraum gesichert werden, also drei Jahre. Da Cross-Checks aber zwei Unternehmen betreffen, wäre zu diskutieren, ob nicht eine Aufbewahrung von sechs Jahren (2 x 3 Jahre) erforderlich ist.
Zu diesem Thema haben wir eine kleine Umfrage gestartet.
____________________________________________________
Umfrage: https://www.umfrageonline.com/s/f529beb
Quelle: Standardeigner IFS: IFS-Food - Standard zur Beurteilung der Produkt- und Prozesskonformität in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und -qualität; Version 7, Deutsch; Oktober 2020.
Disclaimer: Dieser Beitrag ist eine persönliche Interpretation von mir auf Grundlage des Lesens der unten angegebenen Quelle und soll als Diskussionsgrundlage dienen. Ich habe nicht am Dokument mitgewirkt, noch habe ich an einer die Train-the-Trainer-Schulung für Zertifizierungsstellen teilgenommen. Bitte bewertet meine Interpretation daher vor einer weiteren Nutzung noch einmal selbstständig.
Quantitative Änderungen:
Reduzierung: von 32 Anforderungen auf 26 Anforderungen
neu: 0 Anforderungen
Zusammenfassung: 10 Anforderungen
gestrichen: 1 Anforderungen
Inhaltlich gestrafft wurde das Kapitel zur Lenkung der Dokumente. Die bisherige Anforderung 2.1.1.2 wurde mit der Anforderung 2.1.1.3 getauscht, die Anforderungen 2.1.1.4 und …5 gehen in der …3 auf. Aufzeichnungen werden weiterhin in einem separaten Unterkapitel behandelt und um den Begriff "dokumentierte Informationen" erweitert.
Der Begriff "dokumentierte Information" wird unter anderem in der ISO-9000-Reihe verwendet und fasst hier beide bisher benutzten Begriffe Dokumente und Aufzeichnungen zusammen. Im Glossar des IFS wird nicht näher auf diesen Begriff eingegangen. Insofern kann ein Auditor nicht festlegen, welche Informationen zu dieser Gruppe verbindlich gehören müssen. Generell gehören aber alle Informationen dazu, welche:
a) die Art der Tätigkeiten des Unternehmens (Unternehmenspolitik, Gewerbeanmeldungen, HRG-Einträge),
b) Prozesse des Unternehmens (Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen = Prozessbeschreibungen) oder
c) die Produkte oder die Dienstleistungen (Kundenverträge, interne Produktspezifikationen, externe Kundenspezifikationen, Pflichten- und Lastenhefte) beschreiben.
d) Auch Informationen, welche dazu dienen, die Erfüllung der bindenden Verpflichtungen (gesetzliche Anforderungen) nachzuweisen, sind in die "dokumentierte Information" zu integrieren.
Grundsätzlich besteht in der Normenfamilie zur Beschreibung von Managementsystemen die Forderungen, dass die "dokumentierten Informationen" verfügbar und für die voraussichtliche Verwendung geeignet sind und angemessen geschützt werden.
Zusammenfassend würde ich schüchtern formulieren wollen, dass die im Standard angegebene Formulierung "Aufzeichnungen und dokumentierte Informationen" eigentlich heißen müsste, dokumentierte Informationen inkl. Aufzeichnungen"
Die Anforderung 2.1.2.2 beschäftigt sich mit der Archivierungsfrist. Zusätzlich zu den rechtlichen Anforderungen und der vom Standardgeber geforderten Mindestarchivierungsfrist von MHD+1 Jahr wurden nun auch Kundenanforderungen implementiert. Dies stellt auch eine Erleichterung der auditierten Betriebe innerhalb der Lieferantenkette dar. Denn so kann, wenn der Lieferant der Rohstoffe IFS-zertifiziert ist, auch sichergestellt werden, dass seine Aufzeichnungen so lange verfügbar sind, wie die eigenen Aufzeichnungen. Natürlich nur, wenn entsprechende Formulierungen in die Liefervereinbarungen implementiert wurden. Ein typisches Beispiel, wo dies relevant sein kann, sind zum Beispiel TK-Produkte, die aus frischen Produkten gewonnen werden. Hier kann es durchaus sein, dass die Unterlagen zur Aufbereitung der frischen Rohstoffe beim Lieferanten noch vor Auslieferung der Produkte an den Endverbraucher vernichtet sind. Ein bisher etwas vernachlässigter Punkt sind die gesetzlich geforderten Archivierungsfristen. Meistens bekannt sind die von Finanzamt geforderten Fristen bezüglich der Buchführung. Unterschätzt werden aber beispielsweise folgende Punkte:
- Unternehmen, die Biozide in der Schädlingsbekämpfung einsetzen, sind durch die bedingte Zulassung der Rodentizide zu einer fünfjährigen Aufbewahrungspflicht der Informationen zum Einsatz der Biozide (Zeitpunkt, Menge, Ort) verpflichtet.
- Wie wird mit Unterlagen im Falle einer Kündigung einer Dienstleistung umgegangen (z.B. online-Dokumentationen in LIMS oder beim Schädlingsbekämpfer), die auf dem Server des Dienstleisters gespeichert sind.
- Ab 2022 tritt die neue Bio-Verordnung in Kraft. Diese beinhaltet die Verpflichtung zu Cross-Checks in den Jahreskontrollen. Gleichzeitig können die Jahreskontrollen auf einen Zeitraum von bis zu drei Jahren erweitert werden. Damit müssten Unterlagen zur Rückverfolgbarkeit im einzelnen Unternehmen mindestens über den gesamten Kontrollzeitraum gesichert werden, also drei Jahre. Da Cross-Checks aber zwei Unternehmen betreffen, wäre zu diskutieren, ob nicht eine Aufbewahrung von sechs Jahren (2 x 3 Jahre) erforderlich ist.
Zu diesem Thema haben wir eine kleine Umfrage gestartet.
____________________________________________________
Umfrage: https://www.umfrageonline.com/s/f529beb
Quelle: Standardeigner IFS: IFS-Food - Standard zur Beurteilung der Produkt- und Prozesskonformität in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und -qualität; Version 7, Deutsch; Oktober 2020.
Disclaimer: Dieser Beitrag ist eine persönliche Interpretation von mir auf Grundlage des Lesens der unten angegebenen Quelle und soll als Diskussionsgrundlage dienen. Ich habe nicht am Dokument mitgewirkt, noch habe ich an einer die Train-the-Trainer-Schulung für Zertifizierungsstellen teilgenommen. Bitte bewertet meine Interpretation daher vor einer weiteren Nutzung noch einmal selbstständig.