Änderungsverfolgung, z.B. für ISO 14001

[Saftschubse]

Hallo Zusammen!

Wir sind gerade auf der Suche nach einer sinnvollen Variante von Änderungsverfolgungen.
ISO 14001 fordert folgendes: "Die Organisation muss ein Verfahren einführen, verwirklichen und aufrechterhalten, um (...) sicherzustellen, dass Änderungen und der aktuelle Status von Dokumenten gekennzeichnet werden (...)".
Unser Auditor bemängelte im Initial Audit, dass aus der jeweils gültigen Fassungen (per Netzlaufwerk bzw. abgeheftet in Ordnern im Prouktionsbereich einsehbar) nicht die Änderungen zur vorherigen Version hervorgehen.

Habt ihr eine Idee? Unsere Ideen hatten bisher immer irgendeinen Nachteil.

Bisher wurden die Abteilungsleiter per mail über die neuen/geänderten Dokumente informiert und die Änderungen in dieser Mail aufgeführt. Für IFS reichte dies.

Danke!!

Saftschubse

[Sumpfhuhn007]

Wir haben Revisionsnummern. Bei jeder Änderung gibt es eine Revisionsnummer (01, 02 usw) die alten werden dann entsprechend archiviert...

[Sumpfhuhn007]

achso beinahe vergessen, natürlich gibt es auch ein Formular wo diese Revisionsnummern entsprechend eingetrage werden. Damit ist für jeden ersichtlich wann welches Dokument erstellt bzw. auch archiviert wurde.... <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_redface.gif" alt=":oops:" title="Embarassed" /><!-- -->

[Kyylshrunk]

Hi,

es gibt da ein paar EDV-Programme, die eine Dokumentenverwaltung integriert haben. Zusätzlich kannst Du ja "Word" so einstellen, dass Änderungen im Dokument hervorgehoben werden (blaue Schrift, Strich an der Seite, usw...). Die Vergabe von Revisionsnummmern und das archivieren der alten Revisionen ist ebenfalls zwingend von Nöten. Wir haben in uneserem EDV-System dafür versiedene Ordner "aktuell", "alte Revisionen", "out of duty" und "in Bearbeitung"

Gruß
Gunnar <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_cool.gif" alt="8)" title="Cool" /><!-- -->

[so.becker]

Ho,

genau so wie Kyy.. ..l es schreibt ist es sehr gut zu händeln.
:ansage ( und immer schön ein Back up ziehen)

"

Word" so einstellen, dass Änderungen im Dokument hervorgehoben werden (blaue Schrift, Strich an der Seite, usw...). Die Vergabe von Revisionsnummmern und das archivieren der alten Revisionen ist ebenfalls zwingend von Nöten.

Bis die Tage

Stefan O.

[Saftschubse]

Unser QM-Handbuch ist an die ISO 9001 angelehnt, also stehen immer Revisionsnummern drin, Revisionsdatum, Daten zu Erstellt und Freigegeben,... ist wahrscheinlich eh die einfachste Variante für IFS die Dokumente zu ordnen und sortieren.

Es geht eher um blaue Schrift, Strich am Rand etc. Das mit dem Strich will meine QMB nicht. Das mit der blauen Schrift auch nicht, weil wir nur wenige Farb-Laserdrucker haben. Bei AA und VA ginge das ja noch, was ist aber mit FB, die täglich neu verwendet werden? <!-- s: --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_question.gif" alt=":" title="Question" /><!-- s: --> So viel farbige Tinte gibt es gar nicht auf der Welt! Und täglich mit dem Textmarker die Änderung anstreichen ist auch nicht so effektiv.
Man könnte ja auch sagen, dass die Dokumente mit Änderungen ausgehängt werden und darauf die Änderungen markiert sind. Nur dann hängen irgendwann alle Dokumente aus, die nicht mehr Rev.1 sind. Das sind mehr als 5 <!-- s --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_exclaim.gif" alt="" title="Exclamation" /><!-- s --> Es müssen die Änderungen zur vorherigen Version ja ersichtlich sein! <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_rolleyes.gif" alt=":roll:" title="Rolling Eyes" /><!-- --> Und was machen wir mit Abschnitten, die gestrichen werden? <!-- s: --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_question.gif" alt=":" title="Question" /><!-- s: --> :nixwiss
:dagegen
Nochmal um es zu verdeutlichen: es geht wirklich um die Textabschnitte, Spalten, Zeilen, Wörter, Zahlen,.... die Dokumenten hinzugefügt werden, geändert werden, oder rausgestrichen werden.
Revisionsnummer etc. sind nicht ausreichend.

Danke nochmal
Saftschubse :ignore

[Anton]

Für Änderungen an Formblättern mache ich einen Eintrag (Schriftgröße 8 ) in der Fußzeile, z.B. 002/24-11-05 Erhöhung der Durchlaufzeit von x auf y
Bei vielen und großen Änderungen kann das FB allerdings recht voll werden.

[Kyylshrunk]

Hi Saftschubse,

Das mit der blauen Schrift auch nicht, weil wir nur wenige Farb-Laserdrucker haben

.

Wie groß ist euer Laden nochmal? Farblaser bekommt man ab ca. 350 Tacken, Wenn es da nur um farbige Schrift geht halten die Tonerkartuschen doch recht lange...Das mit dem Strich an der Seite kann ich gut nachvollziehen, das sieht wirklich nicht toll aus.

Ich persönlich würde noch 1 oder 2 Farblaser anschaffen die dann nur zum AA VA, FM drucken verwendet werden.

Gruß
Gunnar <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_cool.gif" alt="8)" title="Cool" /><!-- -->

[Saftschubse]

Hallo Gunnar,

Ich persönlich würde noch 1 oder 2 Farblaser anschaffen die dann nur zum AA VA, FM drucken verwendet werden.

klingt ja ganz nett, aber wenn der Chef meint, dass die beiden Zertifizierungen eh schon genug Geld verschwenden.... :wall .... Engelszungen helfen da auch nicht. Sind halt sparsame Schwaben.

Sonst noch jemand eine Idee?

[Sumpfhuhn007]

wie wäre es denn immer die aktuelleste auszuhängen und darauf hinzuweisen, dass die Änderungsverfolgung im Ordner soundso zu finden und nachzuschlagen ist. Wir machen es auf jeden Fall so (Iso 9001) und die Auditoren haben dahingehend noch nie gemeckert??????????? Wie es bei IFS vorgeschrieben ist???

[Saftschubse]

Hallo Melanie!

Zunächst einmal: Die Forderung kommt aus ISO 14001 (Umweltmanagement), für IFS ist da nicht so viel Aufwand notwendig.

Die Idee mit dem Aushang hatte wir auch schon, nur sind es nicht gerade wenige Dokumente, die es bei uns gibt. Im Querformat ausgedruckt (d.h. eine Zeile pro Dokument) komme ich bei Schriftgröße 8 oder so auf sechs Seiten. So viel Platz haben wir dann doch nicht und die Übersichtlichkeit dürfte auch leiden. Zumal ja noch Betriebsanweisungen, Ersthelferlisten, Notfallpläne, div. FB.... schon vor Ort aushängen. Wir würden eigentlich gerne die Zahl der Aushänge reduzieren!
Und selbst wenn wir nur die Umwelt- Dokumente mit Änderungen aushängen: das sind mehr als drei <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_rolleyes.gif" alt=":roll:" title="Rolling Eyes" /><!-- --> <!-- s --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_confused.gif" alt="" title="Confused" /><!-- s -->

Mal gucken, meine QMB ist heute wieder da, vielleicht hat sie sich in der Zwischenzeit was einfallen lassen.
Trotzdem Danke, und wer noch eine Idee hat: her damit!

Saftschubse

[Druidelix]

Da ich davon nicht wirklich Ahnung habe, enthalte ich mich auch der Stimme <!-- s --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_biggrin.gif" alt="" title="Very Happy" /><!-- s --> . Man muss auch mal den Mund halten können <!-- --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_wink.gif" alt=":wink:" title="Wink" /><!-- --> .

Gruß
Drui, der auch mal was sagen wollte <!-- s --><img src="{SMILIES_PATH}/icon_biggrin.gif" alt="" title="Very Happy" /><!-- s -->

[Saftschubse]

Hallo Drui!

Man muss ja keine Ahnung von der 14001 haben um mir Vorschläge für die sog. Änderungsverfolgung zu machen. Vielleicht hast Du ja doch eine Idee? :idee :zuck

Danke für Eure Mühen.
Saftschubse

[pschnittger]

Ich mache es bei meinen Kunden auf zwei Arten:

• Entweder ist das QMS eh elektronisch geführt und dann dokumentiere ich alle Änderungen innerhalb der Anwendung oder

• ich mache eine seperate Liste, in der die Änderungen zu den jeweiligen Dokumenten aufgezeichnet sind. Revisionsstand ist bei mir das Änderungsdatum. Die Dokumente selbst lege ich auf einer entsprechenden Verzeichnisstruktur ab, um hier die aktuellen, historischen und in Überarbeitung/ Erstellung befindlichen Dokumente unterscheiden zu können.

[Saftschubse]

Hallo Peter!

Mittlerweile haben wir eine Lösung gefunden.
Im QM-Handbuch auf dem Netzlaufwerk, auf das alle Lesezugriff haben, liegt natürlich die aktuelle Version.
In der entsprechenden AA steht neuerdings geschrieben, dass es einen Ordner (also von Leitz oder Otto oder xyz, also NICHT in der EDV) gibt, in dem alte Revisionen umweltrelevanter Dokumente mit handschriftlicher Markierung der Änderungen liegen.

Ist auch so beim Audit durchgegangen.

Trotzdem Danke und übrigens: Willkommen im Forum des Fachkreises Lebensmittelhygiene!

Saftschubse